隐私政策

1信息由谁掌握

各组织使用 Evane 来筹办活动。这意味着本政策所涉及的信息有两种不同的来源,二者的管理方式也不同。

关于您作为用户的信息

您的账户信息——包括您的姓名、电子邮箱地址、您已注册的登录方式——之所以存在,是因为您拥有 Evane 账户。我们决定保存哪些信息及原因,本政策即是对此的说明。

您所在组织录入 Evane 的信息

工作区内的所有内容——上传的文档、联系人记录、会议转录文本、聊天记录,以及从已连接的 Microsoft 365 账户同步的日历和邮件——均属于该工作区所属的组织。由该组织决定录入哪些内容、谁可以查看,以及何时删除。我们代表该组织并按其指示保存和处理这些内容,且不会使用这些内容训练任何模型。

如果您的信息出现在他人的 Evane 工作区中——例如您受邀参加某项活动、被列为参与者,或出席了被录制的会议——应首先联系该组织。我们会协助其作出回应,您也可以使用本政策末尾的联系方式直接与我们联系。

2本网站

您无需向我们提供任何信息即可浏览本网站的每一个页面。本网站有一个表单,页面还会从少数其他来源加载内容。

咨询表单

如果您提交咨询,我们会收到您填写的各项内容:您的名和姓、电子邮箱地址、电话号码、公司、职位、咨询类型、您(可选)填写的了解我们的渠道,以及您在留言框中所写的内容。我们还会收到您浏览时使用的语言,以便确认邮件以该语言回复。

该咨询会以电子邮件形式发送给我们,同时会向您发送一封确认邮件。该咨询不会写入 Evane 应用程序或任何客户工作区。我们使用这些信息来回复您,并跟进后续的沟通。

您的 IP 地址

提交该表单时,您的 IP 地址会被使用两次:一次用于统计提交次数以防止表单被恶意灌爆,另一次作为下文所述反机器人验证的一部分。提交次数计数器会保留您的 IP 地址一小时,随后即予丢弃。除此之外,我们不会将您的 IP 地址与您的身份关联记录。

页面从其他公司加载的内容

本网站上的以下请求会发往非我们运营的第三方,由于 HTTP 请求的工作方式,每一次请求都会让对方公司看到您的 IP 地址和浏览器信息:

• Cloudflare Turnstile——咨询表单上的反机器人组件。任何载有该表单的页面都会加载它;您提交表单时,我们还会将您的 IP 地址发送给 Cloudflare,以便其验证该挑战。
• Tencent Cloud Object Storage(上海)——首页的背景视频由此提供。
• Google Fonts——仅在您将网站切换为阿拉伯语时使用。此时阿拉伯语字体会从 Google 获取。其他语言不会触发该请求。
• Microsoft Clarity——仅在本次部署配置了 Clarity 项目 ID 时使用。该脚本从 www.clarity.ms 加载,Clarity 会收到与任何远程脚本相同的请求信息。它仅用于公开营销网站上的会话录制和热图分析,不会在应用程序内加载。

Cookie 与分析

除上述可选的 Microsoft Clarity 脚本外,本网站不会设置任何分析类或广告类 Cookie,也不会运行任何第三方分析或会话录制脚本。您浏览器中保存的唯一内容是您的语言和主题偏好,用于让网站在您多次访问之间记住这些设置。位于 global.evane.ai 的应用程序会另外设置一个 Cookie,详见下一节说明。

3您的 Evane 账户

Evane 账户保存以下信息:

• 您的电子邮箱地址、姓名,以及您设置的头像(如有);
• 您所选择的国家/地区,以及——如果您在引导流程中填写过——您所在组织的规模、所属行业,以及您了解 Evane 的渠道;
• 您已注册的登录方式。

Evane 不使用密码。您可以使用 Microsoft 工作账户、Google 账户、通行密钥登录,或使用发送至您电子邮箱的六位数验证码登录。

使用 Microsoft 或 Google 登录,意味着该服务商会向我们确认您的身份,并向我们提供您的电子邮箱地址和姓名。对于 Microsoft,我们还会保存其提供给我们的账户和租户标识符,以及——在您已授权的情况下——一个加密令牌,使 Evane 能够读取您已授权的 Microsoft 365 数据。如果您使用通行密钥,我们只会保存其公钥,该公钥无法被用来冒充您登录;私钥则始终保留在您的设备上,不会离开。

登录后,应用程序会设置一个 Cookie,用于标识您的会话,该 Cookie 会在七天后过期。它是应用程序正常运行所必需的,不会被用于追踪。

如果您在应用程序内提交反馈,我们会收到您的留言,连同您当时所在的页面、浏览器和窗口尺寸信息,以及您选择附加的截图(如有)。

4工作区中保存哪些内容

工作区是组织用于筹办活动的场所。根据其使用的功能,工作区中可能包含:

• 文档——上传的文件,以及从已连接的 SharePoint 或 OneDrive 同步的文件。我们会保存文件本身、文件名、大小和类型、上传者身份,以及为便于搜索和供助手读取而提取的文本版本。
• 人员——组织为活动记录的联系人信息:姓名、称谓、电子邮箱、电话、所属组织、职位、国家/地区、在活动中的角色、照片、备注,以及该组织选择添加的任何其他字段。
• 会议——约会安排、出席人员,以及下一节所述的转录文本。
• 对话——与 Evane 助手交换的消息,以及自动化代理代表工作区所执行操作的记录。
• 邮件与日历——在已连接 Microsoft 365 账户的情况下,包括已同步邮件的主题、发件人、收件人、正文和时间,以及已同步日历事件的详细信息。
• 变更历史——记录对某条数据所做的每一次变更,显示变更由谁(或由什么)作出、变更时间,以及变更前后的值。

对于助手向 AI 模型发出的每一次请求,我们还会记录所使用的模型、消耗的令牌数量以及产生的费用。该记录只包含请求的单向指纹,而非请求的具体文本内容:您的文档和对话内容被有意排除在外。

5会议录制与转录

这是 Evane 中对非用户影响最大的部分,因此我们在此完整说明。

当工作区要求 Evane 记录某场会议时,Evane 会向该会议派出一个机器人。该机器人以具名参与者的身份加入会议,并像其他人一样出现在参与者列表中。它会采集会议音频并生成转录文本,工作区随后可以对该转录文本进行摘要总结。

转录文本会作为文档保存在工作区中,并按会议平台识别出的发言人逐行标注。该文本可被搜索,助手也可以像读取该工作区中其他任何文档一样读取它。

音频会如何处理

该机器人运行在我们自行运营的基础设施上——它不是第三方会议记录服务,会议内容也不会经过其他公司的产品。

在默认设置下,转录文本由会议平台自身生成的实时字幕构建而成。在此设置下,音频不会被发送到任何地方用于转录,而是始终保留在运行该机器人的机器上。某次部署也可以改为配置为转录录制的音频,此时该音频会被发送至我们在自有云租户中运行的语音转文字服务——详见下文「次级处理者」部分——而不会发送给公开的转录服务提供商。

Evane 不会将录制内容复制到工作区或其自身的存储中。如果提供录制内容供回放,该内容会在您请求时从录制服务实时获取。相比之下,转录文本会保存在工作区中,并一直保留,直至有人将其删除。

取得同意是会议组织者的责任

在许多地方,未经在场所有人知情而录制对话属于违法行为,具体规则因国家而异,有时甚至因州或酋长国而异。Evane 不会代任何人取得同意,也没有相关功能可以做到这一点:机器人出现在参与者列表中,连同会议平台自身显示的任何录制提示,是系统自动给出的唯一提示。

派出该机器人的组织有责任在会议开始前,按照适用法律的要求,从每一位参与者处取得所需的同意或告知。这一点在我们的条款中也作为一项义务再次予以说明。

如果您曾被 Evane 机器人录制,并希望删除录制内容或转录文本,请联系召集该会议的组织——相关内容保存在其工作区中,由其负责删除。您也可以联系我们,我们会协助您与该组织取得联系,并支持您提出该请求。

6AI 如何运作

Evane 的核心是一个能够读取工作区内容并据此采取行动的助手。因此,回答一个问题就意味着需要将相关材料——文档片段、转录文本、联系人记录、对话中先前的消息——发送给大语言模型。

对此我们作出两项承诺:

• 您的内容不会被用于训练模型。发送内容仅为获得答案,不作其他用途。
• 内容只会发送给下文「次级处理者」部分列明的模型提供商,并受我们与其签订条款的约束。

AI 输出的内容可能有误。Evane 会生成草稿、摘要和修改建议,但不会对其进行核实,无论是助手还是本政策都不能保证其准确性。任何重要事项在被采信之前,都应由人工核查。

7还涉及哪些其他方

运营 Evane 意味着有其他公司代表我们处理部分数据。我们仅将其用于以下目的,不作其他用途,并且不会向任何人出售个人信息。

始终涉及

• Microsoft Azure——托管服务。我们的服务器、数据库、文件存储和密钥均运行在 Azure 上,位于该工作区所属的区域。实际上,Evane 保存的几乎所有内容都存储在此。
• Azure AI Foundry——助手以及文档、会议摘要功能背后所使用的 AI 模型。文档文本、转录文本和对话内容会被发送至此以生成回答。
• Azure Communication Services——我们发送的邮件均通过其发出,包括登录验证码、工作区邀请、提醒、评论通知,以及对本网站咨询的回复。该服务会收到收件人地址和邮件内容。

在您使用相关功能时涉及

• Microsoft 365——如果您进行连接。Evane 会读取您已授权的文件、邮件和日历,并可以使用您所连接的地址代您发送邮件。
• Google——如果您使用 Google 账户登录,Google 会确认您的身份,并向我们提供您的电子邮箱地址和姓名。此外,当您将网站或应用程序切换为阿拉伯语时所使用的阿拉伯语字体会从 Google Fonts 获取,这会让 Google 看到该请求。
• Anthropic——仅在您主动选择时涉及。助手自身的模型全部运行在 Azure AI Foundry 上,Evane 自己并不持有 Anthropic 账户。只有以下两种情况会让 Anthropic 接触到您的内容,且两者都由您发起:一是您通过我们的集成端点把自己的 AI 客户端(Claude 或其他)连接到 Evane,该客户端请求的内容会被送入您的会话,并由运行它的相应提供商处理;二是您工作区中的成员将 Anthropic 的 API 密钥配置为该工作区的 AI 提供商,此时该工作区的对话运行在您自己的账户上,而非我们的账户上。
• Cloudflare——用于本网站咨询表单的反机器人验证。它会收到您的 IP 地址和验证令牌。
• Tencent Cloud——本网站首页的背景视频由其位于上海的对象存储提供,该请求会被其看到。此过程不会发送任何个人信息,应用程序也完全不使用该服务。
• Stripe——用于在线支付。银行卡信息会直接从您的浏览器发送至 Stripe,不会经过我们的服务器;我们会向其发送工作区名称及其内部标识符,以便将付款与相应账户匹配。
• Microsoft Clarity——在营销网站配置了 Clarity 项目 ID 的情况下使用。Clarity 会在 evane.ai 的公开页面上记录会话并生成热图;它不会在应用程序内加载,未配置项目 ID 的部署也完全不会使用该服务。
• 您授权的连接器——包括 Airtable、Fireflies.ai 及类似服务,每一个都使用您自己的凭据进行连接,并且只会读取您所授权的内容。是否启用某个连接器由您的工作区自行决定,而非由我们代为决定。

当某次部署选择转录录制音频而非使用平台字幕时,所使用的语音转文字服务运行在我们自有的 Azure 租户内,因此归入上文的 Azure 条目,而非另一家独立公司。

该清单会随产品的变化而更新。当我们新增一个处理个人信息的次级处理者时,本节内容会随之更新,页面顶部的日期也会相应变更。

8您的数据保存在何处

Evane 运行在多个区域,工作区在创建时会被分配到其中一个区域。该分配是永久性的:此后无法将工作区迁移至其他区域,且该工作区的内容会实际保存在该区域自身的数据库和存储中,与其他所有区域相互独立。

为阿拉伯联合酋长国境内组织创建的工作区会被分配至 UAE 区域,其他所有情况则分配至全球区域。

一个重要的例外

账户不属于任何特定区域。无论您的工作区位于哪个区域,您的用户记录、已注册的登录方式、已连接 Microsoft 账户的加密令牌,以及助手记录的您的个人偏好,均保存在全球区域——整个服务中每个人只有一个身份,因此其信息也只能保存在一个地方。出于同样的原因,哪些工作区存在及其成员名单、应用程序内反馈,以及帮助中心反馈,也统一保存在全球区域。

由此带来一个实际后果:当您使用 UAE 区域的工作区时,该区域会前往全球区域查询您的账户信息以确认您的身份。您的工作区内容保留在其所在区域,而您的身份信息则会在每次请求时跨区域读取。

我们所使用的基础设施和 AI 提供商已在上文「次级处理者」部分说明。其中一些服务跨境运营,因此如果区域问题对您而言很重要,请将该部分与本节一并阅读。

9我们保留信息的期限,以及如何删除

我们不会按固定期限删除工作区内容。组织录入 Evane 的内容会一直保留,直至有人将其删除,或工作区本身被删除。这是有意为之的做法——活动记录往往在多年之后仍有查阅需要——但这也意味着删除是需要您主动执行的操作,而不会自动发生。

但有少数内容会自动过期:

• 您的登录会话,七天后过期;
• 您开始后又中止的上传,连同其未完成的文件,二十四小时后清除;
• 咨询表单速率限制背后的计数器,自您在一个时间窗口内首次提交起一小时后重置。

删除单个项目

删除一份文档、一位联系人、一场会议或一条消息,会将该记录本身移除,而非仅作隐藏;删除一个已上传的文件,同时也会删除已存储的文件本身及从中提取的文本。评论是唯一的例外:删除评论只会将其隐藏,其文本会一直保留在数据库中,直至工作区被删除。

删除工作区

工作区所有者可以删除整个工作区。此操作会移除所有数据表中的相关记录,并删除已存储的文件。该操作不可撤销,我们也无法为您恢复,因此请务必先导出数据。

删除您的账户

您可以在应用程序内删除自己的账户。此操作会移除您的用户记录、已注册的通行密钥、与 Microsoft 账户的关联及任何已存储的 Microsoft 令牌、您的反馈,以及您的个人设置——涵盖您曾拥有工作区的所有区域,而不仅是其中一个。

您在与他人共享的工作区中贡献的内容不会被删除,因为这些内容同样属于其他成员——您上传的文件、您创建的联系人、您撰写的评论以及共享的对话会继续保留在工作区中,只是会与您的姓名解除关联。而由您独自拥有、且仅有您一人所属的工作区,会随账户一并删除。

有两种情况会阻止账户删除,直至相关问题得到解决:一是您是某个仍有其他成员的工作区的唯一所有者(需先转让所有权),二是您是平台的最后一位管理员。无论是哪种情况,我们都会告知您具体原因。

导出

工作区的任何成员都可以将其导出为结构化文件,其中会移除凭据和令牌。请在删除任何您日后可能还需要的内容之前先行导出。

备份

我们的数据库会进行备份,已删除的记录在从线上服务中移除后,仍可能在这些备份中保留一段时间。备份经过加密,仅用于在发生故障后恢复服务,并按各自的计划自动滚动清除。

10您的权利

根据您所在地区的不同,您可能有权要求了解我们持有您哪些个人信息、要求更正、要求删除、要求以可携带的形式获得副本,以及反对或限制我们对其的部分使用。如果我们对某项处理依赖于您的同意,您可以撤回该同意。

就您的账户而言,应用程序本身是最快捷的途径:您可以自行编辑个人资料、导出工作区、删除账户,均无需向我们提出申请。

对于保存在某个组织工作区内的信息,由该组织决定处理方式。请先联系该组织;如果您无法联系到对方,或不清楚是哪个组织持有您的信息,请联系我们,我们会协助确认该组织并转达您的请求。

行使上述权利不收取任何费用,我们也不会因此区别对待您。如果我们无法满足您的请求,我们会说明原因。您也可以向您所在地的数据保护主管机关投诉。

11安全

我们实际采取的措施:

• 您与 Evane 之间的传输流量经过加密,存储的数据也由我们的云服务提供商进行静态加密。
• 不存在可被窃取的密码:登录通过您的 Microsoft 工作账户或通行密钥完成,通行密钥的私钥始终保留在您的设备上,不会离开。
• 使 Evane 能够读取您 Microsoft 365 数据的令牌,在存储前会先加密,且不会向任何人回显。
• 每个区域的工作区数据保存在各自独立的数据库中,对工作区的访问权限在每一次请求时均由服务器端强制执行,而非仅在界面层面控制。
• 对记录的变更会写入变更历史,记录变更由谁作出以及变更前的原始值。
• 我们自身的管理操作会单独记录日志。

我们未持有任何安全认证,本政策也不作此类声称。没有任何服务是绝对安全的,我们无法保证您的信息永远不会被入侵。

如果发生影响您个人信息的安全事件,我们会采取应对措施,并按照适用法律的要求通知需要被告知的相关方。

12儿童

Evane 是一款面向企业的产品,并非为儿童设计。我们不会在知情的情况下收集儿童的信息。如果您认为我们已获取了某位儿童的信息,请告知我们,我们会将其删除。

13本政策的变更

当我们的做法发生变化时,我们会更新本政策。页面顶部的日期显示本政策最近一次的变更时间。如果某项变更实质性地影响我们处理您个人信息的方式,我们会通过电子邮件或在应用程序内发出通知,而不是单纯依赖您自行重新阅读本页面。

14联系我们

有关本政策的问题,或与您个人信息相关的请求,请联系 WeCarbon Technology Ltd,邮箱 info@we-carbon.com,地址 3F DIFC Innovation One, Dubai, UAE。您也可以使用本网站的咨询表单。